【オンライン面会に最適】ZOOMの使い方ならこれ見て解決!

【オンライン面会に最適】ZOOMの使い方ならこれ見て解決!

zoom

新型コロナウイルスの影響により私たちの生活も激変し、今までと注目される事柄が変化してきているのではないでしょうか?そのなかの一つが在宅ワークの利便性を高める「テレワーク」でしょう。

中でも、簡易に使いやすいZOOM社が提供する「ZOOM」と呼ばれるコミュニケーションツールは知っておいて損はないはずです。

この記事では「ZOOM」を初めて利用される方もそうでない方も分かりやすいように解説していきますね。

 ZOOMとは?

ZOOMとは、ソーシャルコミュニケーションツールの一つで、具体的にはビデオ通話といった認識でよいでしょう。Web上もしくはZOOMアプリをインストールしておき、ビデオ通話を行うことができる機能です。

アカウントの作成なども必要なく(作成も可能)数あるビデオ通話機能から手軽に始められるツールとしてニュースなどでも取り上げられてきています。さらに無料で利用も可能で最大参加人数も40名と多くの方とオンラインで繋がることができることも魅力的でしょう。

また、介護施設においても面会制限を設ける施設で、お互いの顔を見る手段として、使用する施設も増えてきているようですね。より以下でZOOMの使用方法の詳細について解説していきます。

【ズームは以下のような場面で役に立ちます!】

【コロナ対策の影響で認知症が進行】介護施設にテレビ電話の導入!

 ZOOMの使用方法

最近ではスマートフォンのインカメラを利用してビデオ通話を行う方が多いのではないでしょうか。その場合はズームアプリを使用される方が多いため、アプリの画面を基に使用方法をお伝えしていきます。

お使いのスマートフォンがアンドロイドの場合には、一部機能に対応していないものもあるため注意しておきましょう。

 新規ミーティング(ホスト側)

新しくオンラインでビデオ通話を始めるには自身が招待する側、あるいはされる側の2つ方法があります。もし前者であればWebミーティングの「新規ミーティング」を選択します。

「ビデオありでの配信」のチェックを外すと、音声のみでの使用もできます。
その際に個人ミーティングのIDが表示されますが、このIDを知り合いに伝えることでミーティングに招待することが可能です。

ミーティングの開始を選択すると「インターネットを使用した通話」の選択項目が表示されますのでこれを選択しましょう。これでWebミーティングの開始の準備は完了です。

 新規ミーティングへの招待方法

新規ミーティングに参加をお願いする場合には、ZOOM画面の下側にある「参加者」を選択します。

その後左下に表示される「招待」を選択しましょう。

招待を選択することで、招待方法を選択する画面に変更します(メールの送信・メッセージの送信・連絡先の招待・URLのコピー)。もしもLineなど上記以外の方法でシェアしたい場合にはURLをコピーし貼付することで招待することが可能なはずです。

 新規ミーティング(招待される側)

新規ミーティングに参加する場合には、「+マーク」の参加を選択します。

そして、ミーティングIDを入力し、招待した側が参加を承認することでビデオ通話を利用することができます。

ZOOMの便利な機能

ZOOMでは、お互いの顔や様子を確認できるだけでなく、様々な便利な機能が搭載されているのです。
以下で、ZOOMを利用する際に知っておくとより利便性が高くなる機能もご紹介します。

 画面の共有

資料などを共有する際に、自身のPCやスマートフォンの画面を他の参加者に共有することができます。
具体的には、PDFの資料を始めWeb上の閲覧の共有、写真や動画など画面にうつしている物全てを共有することが可能です。

バーチャル背景

在宅でビデオ通話を利用する際には、背景など自宅の様子が移りこんでしまうことも少なくはありません。

ZOOMであれば、バーチャル背景や自身の好きな写真を選択し背景として利用することが可能です。そのため、急な通話の場合でも安心して利用することができるはずでしょう。

バーチャル背景を使用するには、まず右下の「詳細」をタップします。
次に「バーチャル背景」をタップすると、背景画面の選択ができます。

 画面の録画

WEB会議では、1人がプレゼンや説明をする場面もあるはずです。
そのような場合にも、ZOOMでは画面を録画することができ、出席できなかった方にも動画を使用し伝えることが可能となっています。

そのため、勉強会やプレゼンテーションなど録画機能を利用することで、効果的に伝達や報告することが期待できるのです。

ただしこちらはスマホでは有料版のみのサービスです。無料で利用したい場合はPC版のzoomを使用しましょう。

 ZOOM利用時の注意点

Web上でミーティングを行う場合、情報漏洩しないかという点には注意が必要です。
事実、第三者にランダムにWebミーティングに参加されたりするなどのニュースも取り上げられているため、利用することに躊躇してしまう場合もあるでしょう。

そのような不安を解消するためには、ある程度運営時にルールを決めておくことが大切です。例えば、Web上で共有する資料に関して個人情報や重要事項は別途セキュリティが高い仕組みを利用するなどの対策も一案としてはよいのではないでしょうか。また、会議毎にアカウントを変更し、パスワードを別途配布するなどのと取り組みも良いかもしれません。重要なことは、デジタルとアナログを併用することを意識し、システムを過信せず情報を漏洩しないように既存の仕組みに取り込むことです。

まとめ

ZOOMを利用すれば、誰とでも場所を問わず会議やコミュニケーションを図ることができるのです。
利用する際には、注意点などにも配慮するべきですが、うまく仕組みを取り込み、在宅ワークの中でもより円滑にコミュニケーションを図ることが期待できるはずです。まずは、ZOOMを操作し、慣れていくことで新しい運用方法も検討できるのではないでしょうか。

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※掲載情報につきましては、 2020年06月15日公開時点のものです。 施設情報・制度・資格などにつきましては、改定などにより最新のものでない可能性があります。必ず各機関や団体、各施設などにご確認ください。